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 ¿Reuniones si o reuniones no?

REUNIONES EFICACES Y EXITOSAS

¿Haces reuniones con equipo? 

¿Les tienes miedo?

¿Te consumen media mañana/tarde y además la energía?

¿Cuántos tipos de reuniones haces en tu empresa?

Las hay de dos tipos: 

  1. Para saber cómo se desarrollan los trabajos/proyectos que en este momento estamos haciendo, es decir, saber si hay algún problema con alguno de ellos o si van según lo estimado
  2. Transmitir metas, objetivos, mantener enfocado al equipo…..

Cualquiera de las dos clases son iguales de importantes ya que deben desarrollarse en paralelo, es decir, que deben hacerse al unísono las dos.

Es IMPORTANTISIMO que comuniquemos al equipo las metas de la empresa y por lo tanto que cada uno sepa cuales son sus objetivos a cumplir pero igual de importante es que los trabajos/proyectos de desarrollen y se terminen como estaba previsto. Recordemos que sin esos trabajos/proyectos terminados no habrá facturación y por lo tanto nuestra empresa a la larga cerrará.

Pero…¿Qué hacer para que esas reuniones sean productivas?

Hay una serie de pasos que debemos seguir para asegurarnos que el tiempo que invertimos en ellas sea el justo y necesario para que seamos eficientes.

Te dejo 10 claves para dirigir una reunión de forma exitosa 

  1. Fija objetivos
  2. Establece un orden del día y una duración previa
  3. Convoca sólo a aquellos cuya presencia sea necesaria y hazles saber o que se espera de ellos
  4. Comienza a la hora prevista y establece roles( Director, Time Kipper, Secretario…)
  5. Lleva preparada la reunión. Evita interrupciones
  6. Permite que haya participantes sólo a tiempo parcial, que se incorporan y marchan al terminar su aportación
  7. Cumple el orden del día y termina a la hora prevista
  8. Resume las conclusiones y acuerdos adoptados (Quién hace qué para cuándo) y envíalo, antes de las 48 horas siguientes.
  9. Hay que hacer seguimiento de los acuerdos (tú o la persona delegada)
  10. Analiza periódicamente tus reuniones y saca conclusiones para mejorar su eficacia

Documento que al terminar la reunión debemos rellenar para resumir lo acordado:

 REUNION DE………………

FECHA…………………..                 LUGAR…………………

PARTICIPANTES ………………………..           

Temas/objetivosPresentaTiempoAcuerdosResponsableFecha

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